Las amenazas a la seguridad de datos es constante, son desafíos que todo negocio debe enfrentar día a día, especialmente si se trata de procesar, almacenar o compartir información de clientes. Documentos con información personal financiera o números de cuenta pueden fácilmente caer en las manos equivocadas. Los archivos algunas veces se pierden; los formularios pueden ser mal archivados.

La mala dependencia del papel pone en peligro a un negocio en diferentes maneras. Regulaciones federales y del Estado sobre el mantenimiento de registros y salvaguardar información privada del consumidor son cosas que impactan mas y mas a las industrias hoy en día. Las empresas de servicios financieros, por ejemplo, deben asegurarse que la información es inalterable para cumplir con Sarbanes-Oxley mientras que las prácticas de los servicios de salud están sujetas a reglas de HIPAA sobre la privacidad de los pacientes y demanda de registros electrónicos. Los abogados también, tienen requerimientos relacionados a descubrir, incluyendo la capacidad de búsqueda de textos completos de enormes cantidades de archivos.

Usar software de gestión documental es una de las maneras más rentables y eficientes de asegurar conformidad con seguridad estricta y  las reglas de mantenimiento de registros. Utilizando un sistema de software de gestión documental para transformar sus documentos de papel en archivos electrónicos es un primer paso importante en la seguridad de sus documentos. Un software de gestión documental puede proporcionar varias capas de seguridad, incluyendo:

• ·         Acceso a documentos protegidos por contraseña
• ·         Seguimiento de pistas de autoria cada vez que un documento es abierto o actualizado
• ·         Documento cifrado

Negocios y organizaciones son afectados por The Patriot Act y empresas manufactureras con programas de certificación ISO9000/9001 pueden beneficiarse de software de gestión documental. Además, debido a sus distintas ventajas para compartir servicios de negocios con una organización, como Recursos Humanos o cuentas por cobrar/pagar –que usan tradicionalmente papel – un software de gestión documental es verdaderamente conveniente y una herramienta practica para las soluciones de toda la empresa.